А вие успявате ли да бъдете продуктивни в своето ежедневие? Искате ли да подобрите продуктивността си и правилно да управлявате своето време, за да извлечете максимума от това, което правите и да постигате резултат? Ако отговорът е да, значи тази статия е подходяща за вас.
За да бъдем продуктивни и да се справяме успешно с различните задачи, които имаме, първо е хубаво да се запознаем с това, какво всъщност е продуктивността и как тя би повлияла на нашето ежедневие.
Много често разпространен принцип е правилото 80/20 на Парето.
20% от това, което правим всеки ден, произвежда 80% от резултатите ни. Известен като Правилото 80/20 или Принципът на Парето е естествен закон, който ни показва, че усилията и резултатите от тях не са равни. Този принцип ни покачва, че малък на брой дейности(20%) носи повечето (80%) от резултатите, които постигаме. Това демонстрира, че истинската стойност на всеки ресурс, например, време, енергия, пари, се основава на това как използваме този ресурс.
Какво представлява продуктивността?
Производителността/продуктивността е мярка за ефективността на човек, изпълняващ дадена задача. Тоест как максимално да оползотворим времето, с което разполагаме и да изпълняваме задачите си последователно и с добър резултат. Важно е да знаем, че продуктивността се обвърза с това да бъдем организирани и фокусирани в своите действия.В тази статия ще разгледаме няколко лесни стъпки и концепции за повишаване на нашата продуктивност.
Лесни стъпки
1. Поставете си цели
Целите се една важна част от продуктивността и поставянето им правилно би допринесло за получаването на желаните резултати. Ако искате да научите повече, може да разгледате моята блог статия “Как успешно да поставяме целите си“.
2. Направете си TO-DO лист
Това е една честа практика, но много полезна. По този начин най-лесно бихте могли да разпределите и да визуализирате всички задачи, които бихте искали да изпълните за съответен период.
Бъдете конкретни в изписването и поставянето на вашите задачи. Например, не просто “Работа по определен проект”, а в детайли какво точно е трябва да свършите за него.
3. Направете си план – график
Разберете какви неща можете да постигнете в списъка си и решете какъв ред ще ги направите. Ако можете, направете график за деня, който включва: кога ще работите по всяка задача, а също и почивките. По този начин ще може да се фокусирате единствено върху това, което може да свършите през деня.
Полезно е да започнете с основните приоритети за месеца и съответно да ги разпределите по седмици. В началото на всяка седмица можем да записвате своите приоритети и да планирате тяхната последователност.
4. Приоритизирайте
Ако искаме да бъдем продуктивни, много важна роля играе приоритизирането на нашите задачи и намирането на основните ни приоритети. По този начин ще завършим задачите си успешно и навреме.
Ще разгледаме няколко стратегии за това как да приоритизираме.
“Матрица на Айзенхауер“ – една от основополагащите стратегии за приоритизиране и избор сред множество конкуриращи се възможности.
Премахване на дейностите, които ни губят времето чрез използване на кутията на Айзенхауер.
Тази матрица може да ви помогне да предприемете действия, да организирате своите задачи по-добре и да реализирате повече от тях. Хубавото на матрицата е, че може да се използва за големи планове за производителност и за по-малки, ежедневни задачки.
Матрицата разделя задачите на Важни и Спешни. Основните четири квадранта са:
- Спешно и важно (задачи, които ще направите веднага).
- Важно, но не спешно (задачи, които ще планирате да направите по-късно).
- Спешно, но не важно (задачи, които ще делегирате на някой друг).
- Нито спешни, нито важни (задачи, които ще премахнете).
Стратегия на Уорън Бъфет “2-ри Списък”
Концепцията на тази стратегия е насочена към увеличаване на фокуса и усъвършенстване на приоритетите.Този метод идва от известния инвеститор Уорън Бъфет, който използва проста стратегия за продуктивност в три стъпки, за определяне на приотитетите и задачите. Методът е полезн също така при вземане на решения и за готовността ни веднага да направим нещо. СТЪПКА 1: Напишете 25-те най-важни неща, които искате да направите тази седмица. Могат да бъдат цели – лични и професионални, задачки – в работата и за личностно развитие и т.н Това упражнение може да се направи за дълъг период от време и за кратък период от време.СТЪПКА 2: Оградете 5-те най-важни цели/задачи.СТЪПКА 3: В този момент вие ще разполагате с 2 списъка. 5-те елемента, които са най – важни за вас и 20-те други задачи, които ви предстоят.
Методът на Айви Лий
Много експерти препоръчват този метод за максимална продуктивност. Стратегията е проста: направете най-важното първо всеки ден.
- В края на всеки работен ден напишете шестте най-важни неща, които трябва да изпълните утре. Не записвайте повече от шест задачи!
- Дайте приоритет на тези шест елемента по реда на тяхното истинско значение.
- На следващия ден като започнете да работите по задачите първо се концентрирайте само върху първата задача. Работете до приключване на първата задача, преди да преминете към втората задача. Отидете на останалата част от списъка по същия начин.
- В края на деня преместете всички незавършени елементи в нов списък от шест задачи за следващия ден.
- Повтаряйте този процес всеки работен ден.
15-минутната рутина, която Антъни Тролъп използва за написването на повече от 40 книги.
След като сте подредили приоритетите си и една от задачите ви е наистина голям проект, който ви отнема много време, накрая на деня може да се чувствате разочаровани и непродуктивни, защото сте работили дълго време, но не сте го завършили. Писателят Антъни Тролъп обаче е разработил решение на този общ проблем.
За написването на 40 книги, вместо да измерва напредъка си въз основа на завършването на глави или книги, Тролъп измерва напредъка си с 15-минутни стъпки. Този подход му позволява да се чувства удовлетворение за постижения си и много бързо продължава да работи върху голямата задача (да напише книга, например).
Това е добър метод, защото:
– Малките мерки за напредък помагат за запазване на инерцията в дългосрочен план, което означава, че е по-вероятно да завършите големи задачи.
– Колкото по-бързо завършите една продуктивна задача, толкова по-бързо вашият ден развива отношение на производителност и ефективност.
5. Поставяне на крайни срокове и измерване на успеха
След като сте определили своите приоритети на задачите, поставете крайни срокове за всяка от тях. Планирайте времето за завършването им в рамките на крайния срок. Оставяйте допълнително време във вашия график всеки ден за неочаквани проблеми, които възникват и се придържайте към определения срок. Когато следвате генерален план, усвояването на това как да увеличите своята продуктовност ще дойде естествено. По този начин, не само ще бъдете по-продуктивни, но и по-лесно ще измерите до колко трудоемка е една задача и колко време ви отнема. Също така поставянето на крайни срокове ще ви направи по-фокусирани и подредени.
Винаги имайте предвид и своята ефективност. Не мислете за това колко сте продуктивни или не сте на момента, а по-късно обмислете колко добре сте се фокусирали, до колко сте се придържали към плана си, колко е точен графикът и крайните ви срокове. Обръщайте и внимание на неочаквани проблеми или прекъсвания на работния процес и помислете какво можете да направите, за да подобрите следващия път.
6. Фокусирайте се
Независимо колко добре планираме и приоритизираме своите цели, ние не бихме могли да бъдем продуктивни, ако не сме фокусирани в собствените си задачи.
Ето няколко лесни стъпки, за да се фокусирате по-добре.
# 1 – Елиминирайте разсейването
Първата стъпка към фокусирането е да се намали или (в идеалния случай) да се елиминират отклоненията. Представете си колко време биха ви загубили всички отклонения и разсейвания. Ако се съсредоточите върху работата си, но телефонът ви звъни непрекъснато или хората наоколо говорят, целият този шум ще ви разсейва.
Първата стъпка към фокусирането е премахването на разсейването.
От науката знаем, че всеки път, когато сте разконцентрирате, може да отнеме до 21 минути, за да си възвърнете фокуса. Не губете времето си. Премахнете или поне намалете разсейването, колкото е възможно повече.
# 2 – Вашият фокус е като мускул – тренирайте го
Способността да се концентрирате е като мускул. Колкото повече тренирате, толкова повече ще се развие този мускул.
Ако сте свикнали да се концентрирате в продължение на 5 минути, а сега решите го направите за 45, едва ли ще се справите, защото просто не сте свикнали. Вместо това, тренирайте фокуса и концентрацията си по същия начин, по който ще тренирате мускулите си, започвайки бавно, но постепенно.
# 3 – Направи го – първото нещо сутринта
Подобно на всичко останало – вашата енергия, воля, фокус са най-високи сутрин. Затова започнете да извършвате задачите си възможно най-скоро след като сте се събудили.
Колкото по-рано, толкова по-фокусирани ще бъдете и ще запазите концентрацията за по-дълго.
# 4 – План
Винаги имайте план. Започнете деня си с него като набележите какво и кога трябва да свършите. Когато имате план-график е много по-лесно да се съсредоточите.
# 5 – Правете си почивки
Правенето на почивки ще позволи на вашия фокус да се поднови. Енергията ви следва един много предсказуем образец всеки ден: тя се събира и след това й отнема около 2 ½ часа да спадне. Когато енергията ви започне да намалява, същото се случва и с фокуса, волята, концентрацията.
Инструменти за продуктивност
Разбира се, благодарение на дигитализацията, можем да открием различни техники и апликации, които да използваме, за да подобрим своята продуктивност. Ето и някои от тях:
1. Компютърна техника и периферия
Ако ежедневието ни е свързано с работа на компютър, то трябва да изберем подходяща машина, която да зарежда бързо и безпроблемно. Ползването на твърд диск тип SSD (Solid State Drive), въпреки че по-скъп, може в пъти да подобри скоростта на зареждане на стандартна компютърна конфигурация или лаптоп. Ако правим дизайн или видео обработка, инвестицията в добра машина е ключово за производителността ни. Избор на подходящ клас и размер монитор (или два), може да намали натоварването на очите и да ни позволи да работим безпроблемно за по-дълго. Също така е създадена българска апликация за предпазване на очите от облъчването на монитор или мобилно устройство, която може да намерите тук: https://iristech.coАко разполагаме с ограничен бюджет за компютърна техника, може да си вземем употребявана или ремаркетирана висок клас периферия, която да ни осигури необходимата продуктивност на достъпна цена.
2. Организиране всичко в едно
ProofHub
Стартира през 2011 г., той е инструмент за управление на проекти и съвместна работа, базиран на “облак”. Предназначен е да помага в планирането, съвместната работа, организирането, за да сте готови с вашите проекти на време.
Включва много характеристики, включително отчети, календар и др. Друго предимство е, че може да се свърже и да даде достъп до други популярни платформи, които използваме като Google Calendar, iCal, Box, Dropbox, Google Drive, Onedrive, Outlook и др. По този начин може да запазите всичките си разпръснати задачи на едно място.
Freedcamp
Freedcamp служи като централно място за планиране на проекти, организация и работа по задачи. Може да се споделят задачи и файлове по проекти, да се включвате в дискусии с членове на екипа например. Голямото му предимство е, че предоставя безплатно множество функции.
Asana
Платформата е инструмент за екипна производителност, като помага на всички да останат фокусирани върху задачата и да бъдат организирани. По-подходяща е за екипи, тъй като позволява да съхранявате всичките си проекти и задачи на едно място и да използвате различни работни места. В същото време може да ни помогне да разпределяме собствените си задачи по различни проекти.
Slack
Огромният успех на Slack се свежда до неговата простота. В допълнение към безпроблемното интегриране с 1,500+ други приложения, инструментът опростява всички форми на вътрешна комуникация, така че можете да зададете теми за разговори и повече да не пропускате важни съобщения. Можете да разговаряте с колеги, да изпращате съобщения, да споделяте файлове и снимки, хоствате повиквания. Също така, разполага с функцията „не безпокойте“, за да уведомите колегите, че не може да отговаряте в момента.
3. Google
Много хора предпочитат да използват предимно GoogleGoogle Диск (и компания) Google Диск (заедно с Google Документи и Google Електронни таблици) улеснява споделянето и редактирането на масив от файлове. Там може да се съхранява много информация и да бъде подредена.
Google Calendar
Може да го използвате за организиране на своя график, срещи, задачи. Да разделите няколко календара за лично и професионално ползване.
4. Мобилни приложения
Wunderlist
Wunderlist е един от лесните начини да направите нещо. Независимо дали управлявате множество работни проекти или планирате почивка, споделяте списък за пазаруване. Приложението помага за подреждането на всичките лични и професионални задачи.
Evernote
Ако сте имали добра идея, но сте я забравили, пътувайки към работа, Evernote е добър мултиплатформен бележник, който ви позволява да записвате и организирате бележките си в текст, изображения или аудио в движение.
5. За управление и проследяване на времето
Todoist
Създава нови и полезни приложения, които увеличават производителността. Ново въведение в платформата е Smart Schedule, който използва изкуствен интелект, за да ви помогне да създавате и планирате задачите си без затруднения. Друга функция, ви дава визуално представяне на това колко продуктивни сте в изпълнението на задачите си.
Toggl
Toggl предоставя лесен и прост инструмент за запис на време за индивидуални потребители и екипи. Toggl също така има мощни отчети, които ви показват как точно си изразходвате времето.
Rescue Time
Има подобна концепция като Toggl, но предлага по-разширени функции.Rescue Time може да се инсталира на вашия компютър и да следи в какви програми и уебсайтове прекарвате най-много време. Това е доста невероятен инструмент, който показва не само къде прекарвате времето си, но и кои дни сте били-по продуктивни от други.
6. Визуално организиране
Trello
Сравнително лесен и удобен начин да останете организирани. Trello ви позволява да добавяте списъци, етикети и задачи, които може да подреждате през свободното си време. Макар да не е нищо революционно, Trello може да послужи и за визуализиране и добра алтернатива за покриване на монитора в бележки и задачи.
Наистина има много инструменти, които ни помагат правилно да разпределим времето си, методи да се фокусираме върху работата си. Но най-важно от всичко е да действаме.
Всеки човек в ежедневието си се изправя пред различни задачи, предизвикателства, дейности, които е необходимо да свърши, или има желание да запълни своето време. Най-важно е да знаем, че е хубаво да бъдем организирани и дисциплинирани в нашите действия, а това става с малки и умни стъпки.
Ефективната стратегия за управление на времето предоставя възможност за облекчаване и решаване на подобни проблеми, съществено намалява нивата на стрес и същевременно повишава продуктивността ни, като помага по-лесно и бързо да си постигнем целите си.
